Financiële risico's

De financiële risico’s betreffen een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s die een bestuur loopt en hoe het bestuur denkt deze al dan niet onder controle te krijgen. Het is onmogelijk om alle risico’s in kaart te brengen De meeste risico’s en bijhorende beheersmaatregelen zijn opgenomen in het organisatiebeheersingssysteem. Onderstaand overzicht brengt bepaalde risico’s in kaart .

Inwoners en bedrijven vinden steeds vaker de weg naar juridische procedures om hun gelijk te halen in een dispuut waarin de lokale overheden betrokken zijn.
In de vorige jaren en op heden zijn er geschillen met betrekking tot fiscaliteit, omgevingsvergunningen, overheidsopdrachten, de aansprakelijkheid als wegbeheerder, enzovoort.

De geschillen worden centraal opgevolgd door de juristen van de dienst strategie. De mogelijke (negatieve) financiële impact wordt tijdig en ernstig ingeschat. Indien nodig kan het gemeentebestuur financiële reserves aanleggen als er onzekerheid is over de goede afloop van een hangend geschil van een belangrijke omvang. Het bestuur laat zich voor zoveel als nodig bijstaan door juridische experten.

Er zijn momenteel geen lopende geschillen.

Beheersmaatregel en opvolging
•    De geschillen worden opgevolgd door de juridische dienst.
•    Van zodra meer zekerheid is inzake de omvang van het geschil wordt er een reserve aangelegd in de boekhouding.
•    Het bestuur is ingedekt via de verschillende verzekeringspolissen.

Ook rond het dagelijks betaalverkeer van lokale besturen vallen een aantal risico's te noteren. Er zijn immers concrete fraudegevallen gekend bij andere besturen waarbij facturen van leveranciers onderschept worden door oplichters, die vervolgens een quasi perfecte kopie overmaken aan het lokaal bestuur met dien verstande dat het rekeningnummer werd aangepast. Op die manier tracht men grote sommen te onderscheppen.

Ook CFO-fraude is een gekend fenomeen in de sector. De oplichter geeft zich in dit geval uit als een gezaghebbend persoon of tracht op een sluikse wijze te achterhalen wie welke tekenbevoegdheid heeft. Op basis van mooie praatjes wordt vervolgens geprobeerd om medewerkers aan te zetten tot het uitvoeren van financiële transacties richting de bankrekening van de oplichter.
Ook 'hacking' (het ongeoorloofd binnentreden in computersystemen of het versleutelen van bestanden om deze dan tegen betaling opnieuw vrij te geven) en phishing (valse e-mail berichten versturen met de bedoeling om de ontvanger aan te zetten tot de verrichting van een financiële transactie of het vrijgeven van codes) zijn een gekend fenomeen.

Regelmatig worden de diensten op de hoogte gebracht van dit risico door de ICT dienst en worden er simulaties uitgestuurd om het bewustzijn bij de medewerkers aan te wakkeren.

Naast risico's rond fraude zijn er ook de gekende risico’s met betrekking tot de inhoudingsplicht in het kader van overheidsopdrachten. In verschillende fases van de overheidsopdracht wordt dit gecontroleerd via een centrale site van de RSZ.

Beheersmaatregel en opvolging:
•    Er zijn interne procedures vastgelegd om dit risico te minimaliseren. Er kunnen maar een beperkt aantal medewerkers bankrekeningen toevoegen of wijzigen en er wordt steeds via een externe bron een controle uitgevoerd.
•  Dienst ICT en de DPO sensibiliseren de medewerkers op gebied van phishing en hacking.

Het blijft een uitdaging voor de vele gemeentebesturen om de realisatie van het vooropgestelde investeringsprogramma te bewerkstelligen. Realisatiegraden lager dan 60% zijn geen uitzondering ook niet bij de gemeente Maldegem. Dit vormt een uitdaging voor een optimale projectplanning, en kan eveneens leiden tot onrealistische budgettering en inefficiënte financiering. 
De BBC beoogt de financiering te sturen vanuit liquiditeitsnoden en niet langer vanuit de budgetten. Dit vereist binnen het bestuur een degelijk projectmanagement, wat niet alleen een duidelijke en tijdsgebonden planning inhoudt, maar ook een realistisch en haalbaar investeringsprogramma. Een goede afweging of de vooropgestelde doelstellingen realistisch en haalbaar zijn, blijft noodzakelijk. Hoeveel het AGB op jaarbasis kan investeren is immers zowel financieel als operationeel gelimiteerd. Dergelijke wijze van budgettering belast de administratie onnodig. Enerzijds de uitvoerende diensten, die de druk en stress ervaren om het onhaalbare toch mogelijk te maken. Anderzijds de financiële dienst, die zijn thesaurieplanning en het aangaan van nieuwe leningen niet kan stoelen op betrouwbare cijfers en assumpties. Dit kan opgelost worden door te werken met kortetermijnleningen, om dan na een periode over te gaan tot structurele financiering onder de vorm van een langlopende lening aangegaan in functie van de reële realisatiegraad.

Beheersmaatregel en opvolging

• Bij de opmaak van de meerjarenplanaanpassing wordt er een realistische projectplanning opgemaakt die financieel en operationeel haalbaar is.
• Pepperflow wordt gebruikt als monitoring -en projectplannings tool.
• Projectfiches worden gebruikt, die gevalideerd dienen te worden indien er een belangrijke financiële en/of operationele impact is.
• Periodieke rapportering verzekert opvolging van de vooruitgang bij budgetten en projecten.
• Het beleid houdt de vinger aan de pols door middel van jaarlijkse meerjarenplanbesprekingen, specifiek gericht op het opvolgen en vastleggen van de investeringen

Steeds meer besturen krijgen te maken met wanbetalers. 

Het AGB Maldegem heeft een strikt debiteuren beheer in het kader van organisatiebeheersing. Diverse beheersmaatregelen in elke fase van de invordering werden uitgetekend en ingevoerd. Afspraken over het aantal aanmaningen, een laatste aangetekende herinnering, het tijdstip waarop een deurwaarder wordt ingeschakeld zijn maar een paar belangrijke stappen die werden uitgewerkt. De invorderingsregels worden opgenomen in een retributiereglement. Er worden aanmaningskosten aangerekend voor de aangetekende zendingen.

De kennis van medewerkers van de financiële dienst is hierbij even cruciaal. De medewerkers volgen jaarlijks opleidingen. 
Er wordt nauw en transparant samen gewerkt met de deurwaarder. Er worden vooraf mogelijke solvabiliteitsonderzoeken gevoerd. Anderzijds werd er bij de deurwaarder aangedrongen om het maken van (nutteloze) kosten zoveel als mogelijk te beperken, en bij gebrek aan uitvoeringsmaatregelen over te gaan tot het uitreiken van een attest van onvermogen en dit zonder kosten. Het bestuur kan dan wel de invorderingskosten onder controle houden, de ratio van het aantal effectief ingevorderde dossiers zal toch een stuk lager ligger wanneer de deurwaarder al te snel overgaat tot afsluiting van dossiers wegens "gebrek aan middelen”. 

Sinds 2024 is er een nieuw debiteurenpakket waardoor er nog kwalitatiever kan gewerkt worden.