Rapportering financieel directeur

Artikel 176 decreet Lokaal bestuur stelt dat de financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau:

1° de vervulling van de opdrachten,

• de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

• het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting.

2° de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten;

3° de financiële risico's.

Dezelfde regels zijn van toepassing voor het AGB Maldegem.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn hebben bepaald dat volgende aankopen zijn vrijgesteld van visumverplichting.

• alle aankopen met een bedrag lager dan 30.000 euro excl. btw

Er is een visumplicht voor volgende categorieën:

• de aanstelling van statutaire personeelsleden;
• de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
• de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
• de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan € 30.000;
• de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan € 30.000 

Er werden geen visums geweigerd.

Fiscale ontvangsten

De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van de belastingreglementen. Het college is bevoegd voor het vaststellen van het kohier. De financieel directeur is bevoegd voor de inning van de ontvangsten, het tekenen van een dwangschrift en een eventuele oninbaar stelling van de vordering.

 Overzicht openstaande belastingkohieren
Voor alle opgemaakte kohieren werden alle aanslagbiljetten opgemaakt en verstuurd. Alle reeds vervallen aanslagen werden verder aangemaand.
De 2de aanmaning werd tot 2019 steeds aangetekend verstuurd. Sinds 2020 is dit niet meer verplicht. Na analyse werd er beslist om deze niet meer aangetekend te verzenden zodat er bespaard kon worden op de kost voor verzendingen. Na de 2de aanmaning wordt er een dwangschrift getekend door de financieel directeur en wordt het dossier overgeheveld aan de deurwaarder. De deurwaarder kan eventueel voor de betekening zelf nog een herinneringsbrief sturen, zodat de kosten van een betekening kunnen vermeden worden.

Tabel met per belastingsoort per jaar het openstaand bedrag

Zowel voor facturen als voor belastingen worden in sommige gevallen de aanmaningen stopgezet (status wacht). Dit kan bijvoorbeeld na het goedkeuren van een aflossingsplan door de financieel directeur, na het indienen van een schuldvordering voor een collectieve schuldenregeling, bij een faillissement, of nadat er een bezwaarschrift werd ingediend. De aanmaningen worden terug opgestart zodra het aflossingsplan niet meer gevolgd wordt, de CSR beëindigd wordt of het bezwaarschrift onontvankelijk of ongegrond is verklaard.

Tabel met de vervallen schulden ingedeeld volgens aanmaningstoestand in bedragen

De algemene verjaringstermijn van fiscale vorderingen is 5 jaar en voor de meeste facturen 10 jaar. Deze termijn kan gestuit worden door de betekening van een dwangschrift, hierdoor start een nieuwe verjaringstermijn. De termijn kan ook geschorst worden door een aflossingsplan, door collectieve schuldenregeling, faillissement….

Tabel met de nog niet gestuite vorderingen en de verjaring

Niet-fiscale ontvangsten

De raad is bevoegd voor het vaststellen van retributiereglementen. De budgethouder is verantwoordelijk om de retributies aan te rekenen. Het college en vast bureau zijn bevoegd voor viseren en uitvoerbaar verklaren van een dwangbevel. De financieel directeur is bevoegd voor de inning van de ontvangsten.

Facturen worden door de diensten tijdig opgemaakt in overeenstemming met de reglementen van het bestuur en in toepassing van het proces ‘opmaken en opvolgen facturen’. De ontvangsten worden dagelijks ingeboekt. Minstens maandelijks worden aanmaningen verstuurd voor onbetaalde facturen door de financiele dienst.
Indien de betaling niet is gebeurd na één aanmaning, wordt de tweede aanmaning aangetekend verzonden. Voor de aangetekende aanmaning wordt 5 euro administratiekost en de verzendingskost aangerekend. Indien na de tweede aanmaning blijkt dat de betrokkene nog steeds niet betaald heeft, wordt er een dwangbevel opgemaakt. Het dwangbevel wordt voorafgaand eerst geviseerd en uitvoerbaar verklaard door het college of het vast bureau. De deurwaarder zal steeds eerst een solvabiliteit onderzoek uitvoeren vooraleer over te gaan tot het betekenen van een dwangbevel. De kosten voor de betekening van het dwangbevel vallen integraal ten laste van de gefactureerde.
De algemene verjaringstermijn voor de meeste facturen is 10 jaar. Deze termijn kan gestuit worden door de betekening van een dwangbevel. Hierdoor start een nieuwe verjaringstermijn. De termijn kan ook geschorst worden door een aflossingsplan, door een collectieve schuldenregeling, faillissement,… .
Een aantal diensten hebben geen facturatie pakket, waardoor de financiële dienst deze dient op te maken in ALFA, het facturatiepakket van CipalSchaubroeck waar ook het debiteurenbeheer wordt beheerd.

Tabel met openstaande facturen in euro per boekjaar

Tabel vervallen facturen volgens aanmaningstoestand in euro

42% van de facturen zijn vervallen. Meer dan 73% daarvan is te wijten aan terug te vorderen steun. Sommige van die terug te vorderen bedragen worden in kleinere stukken afbetaald en soms over lange periodes.

 

De kredietbewaking geldt op het totaal van de exploitatie uitgaven, totaal van de investeringsuitgaven en totaal van de financiering uitgaven. In die categorieën kan het college kredieten vrij verschuiven, met uitzondering van de prioritaire acties. Bij deze acties mag de verschuiving van het krediet de realisatie van de actie niet in het gedrang brengen.

De cijfers houden rekening met de 3 entiteiten: AGB, gemeente en OCMW Maldegem. Daardoor sluiten de cijfers niet baan met de cijfers in de financiële nota.

Er zijn geen  budgetoverschrijdingen op heden. Er wordt verwacht dat het totaal van de krediet voor exploitatie en investeringsuitgaven niet overschreden  zullen worden. 48% van de exploitatie uitgaven  is nog beschikbaar, terwijl voor de investeringsuitgaven er nog 78% beschikbaar krediet is.

In onderstaande tabel worden de cijfers van het 2de kwartaal van het huidig jaar vergeleken met het jaarbudget en de cijfers van het 2de kwartaal van vorig jaar.

Vergelijking met vorig jaar

Personeelskosten zijn 1% lager dan vorig jaar. Het aantal VTE is lager, nl. -25,7 VTE gemiddeld. In 2020 werd de school de Kruipuit overgedragen. Dit betreft ongeveer 1,1 VTE in totaal. Sinds 1 april 2021 werd ook de kinderopvang overgedragen. Er werden 15 VTE contractuelen overgedragen.

De kosten dalen niet in dezelfde mate, doordat de lonen gestegen zijn door individuele anciënniteitsverhogingen maar ook  door de overschrijding van de spilindex zijn alle lonen met 2% verhoogd per 1 april 2020. Ook dit najaar in oktober wordt er een overschrijding van de spilindex verwacht.  

De werkingskosten zijn 56% hoger dan vorig jaar. Dit kan verklaard worden door:

• Schadevergoeding personeelslid (dading)
• Wekelijks vrij Maldegem en de bedeling ervan
• Promotiekosten
• Erelonen voor consultants
• Bepaalde uitgaven werden in 2020 pas later in het jaar vastgelegd, o.a. licenties ICT, autodelen
• Meer kosten voor onderhoud van het groen (snoeien en aanplantingen)
• Hogere kosten voor ijzelbestrijding in 2021

De steun uitgaven zijn gestegen met 12% in vergelijking met vorig jaar. Het aantal unieke leefloners en vooral de eenmalige steunen zijn gestegen in vergelijking met vorig jaar. De extra steunen i.k.v. COVID-19 werden pas in 2de helft van 2020 opgestart. De uitgaven voor LOI bewoners liggen lager in 2021 doordat de bezetting ook lager is.

De werkingsbijdragen zijn 23%  hoger dit jaar, doordat er tijdens de eerste twee kwartalen meer werd uitbetaald aan de politie en de brandweer. Maar dit heeft te maken liquiditeitsopportuniteiten.

De fiscale ontvangsten zijn met 20% gestegen in vergelijking met vorig jaar. Dit kan verklaard doordat er meer ontvangen is uit de belasting op aanvullende personenbelasting tijdens de eerste helft van het jaar. De laatste prognose  van de Vlaamse belastingdienst stelt dat er 6,5 miljoen euro zal ontvangen worden. Terwijl dit in 2020 6,8 miljoen.  Bijna elk jaar ontvangen we meer dan de prognose.

Daarnaast werd er meer ontvangen uit de lokale belastingen, doordat er vorig jaar terugbetalingen werden geboekt mbt de belasting op economische bedrijvigheid 2016-2017.

De ontvangsten uit de werking stijgen met 5% in vergelijking met vorig jaar. Vorig jaar was er een grote impact door COVID in het 2de kwartaal van 2020, aangezien bijna alle activiteiten van de vrij tijd niet konden plaatsvinden.

De ontvangsten uit subsidies stijgen met 9% door:

• minder subsidies uit kinderopvang en school kruipuit
• meer subsidies mbt personeel doordat in 2020 de geco subsidie ontvangen per 30/6 pas in het 3de kwartaal werd ingeboekt.

De investeringsuitgaven zijn hoger dan vorig jaar. Er zijn veel meer investeringsprojecten gepland dit jaar.

 

 

 

Onderstaande tabel geeft de stand van de rekeningen terug van de drie entiteiten: AGB, Gemeente en OCMW Maldegem voor meerdere jaren, alsook een prognose voor de komende maanden.

Er wordt verwacht dat er dit jaar geen liquiditeitsproblemen zullen zijn. Er worden geen nieuweleningen opgenomen.

 

De kastoestand is zeer positief. Sinds dit jaar worden door Belfius volgende drempelbedragen gehanteerd die vrijgesteld zijn van negatieve interest:

• Zichtrekening gemeente tot 1.500.000 euro
• Zichtrekening OCMW en Politie en AGB: 500.000 euro
• Elke spaarrekening gemeente en OCMW: 1.000.000 euro
• Special spaarrekening waar het geld minstens 32 dagen vast staat: 5.000.000 euro (alleen voor de gemeente).
• rekeningen bij BNP, TRIODOS en VDK worden beperkt tot 500.000 euro, bij ING is dat beperkt tot 250.000 euro per rekening.

De duurzame belegging bevat de spaarrekeningen bij Triodos bank en VDK bank. Het aandeel is gedaald doordat Triodos bank heeft aangekondigd dat bedragen boven de 500.000 euro een negatieve interest genereren.

Tabel met het aandeel duurzame beleggingen per maand